Conservación y Preservación Documental en CAICYT

Conservación y Preservación Documental en CAICYT

El Centro Argentino de Información Científica y Tecnológica (CAICYT-CONICET) cuenta con un sector destinado a la conservación y la preservación del acervo documental de la institución, la implementación de buenas prácticas y desarrollo en tecnología documental.

Creado en abril de 2015, el Sector Conservación y Preservación Documental, tiene por responsable a Mariano Collado con título de Grado en Información y Documentación de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Barcelona, España, quien luego de ser un colaborador externo, fue contratado por CONICET para integrar CAICYT. El equipo también cuenta con la participación de la Lic. en Bibliotecología Silvia Pérez, quien tiene una Orientación en Archivos de la Universidad de Buenos Aires, y que previamente se desempeñaba en el sector ISSN.

A continuación compartimos una entrevista realizada a los integrantes del equipo en la que nos cuentan sobre sus proyectos y actividades cotidianas, actividades -a veces- poco visibilizadas y sin duda indispensables para la Institución:

P: ¿Cuál es el objetivo del área?

R: La respuesta sintética es la que nos hemos propuesto como Misión de nuestro sector: “Establecer y ejecutar los procesos necesarios para garantizar la conservación y la preservación del acervo documental, tanto físico como digital, de la institución”.

P: ¿Qué tareas llevan a cabo?

R: Algunas de las tareas que nos hemos asignado son:
• Promover la aplicación de estándares y buenas prácticas archivísticas para mejorar los niveles de eficiencia y eficacia de los procesos de gestión documental
• Administrar el sistema de archivos digitales ARCAICYT
• Proponer y ejecutar las mejoras necesarias para garantizar las condiciones de conservación idóneas de los documentos físicos que albergan los diferentes espacios de almacenamiento de la institución
• Incentivar y apoyar el proceso de transición del archivo en papel al archivo digital
• Seleccionar y digitalizar documentos en papel para favorecer su preservación y acceso

P: ¿Qué plataformas o infraestructuras de la información utilizan y por qué?

R: Para el repositorio digital que forma parte del Sistema de Preservación ARCAICYT utilizamos un software libre para archivos llamado AtoM (Access to Memory), a lo que podríamos mencionar que somos uno de los pioneros en el país utilizando esta plataforma. Además, el Sistema de Preservación requiere del uso de otras aplicaciones “menores” que llevan a cabo tareas específicas para el acondicionamiento de los documentos en el momento de ingresar en el sistema. Estas aplicaciones, de código abierto, permiten consolidar un sistema que garantice la integridad, autenticidad y acceso futuro de estos documentos.
Para las tareas de digitalización contamos con una “isla de digitalización” en la que disponemos de dos escáneres, uno plano y otro de alimentación, conectados a un PC dedicado ad hoc.

P: ¿Proyectos para el 2017?

R: Este año continuaremos avanzando en el archivado con fines de preservación de documentos relacionados con ISSN, con el patrimonio blibliográfico de CAICYT y con otros de importancia institucional que ameritan un tratamiento de preservación. La digitalización de documentos históricos de la institución es una tarea continua a la que también estaremos volcados este año. Además, van surgiendo proyectos intra e interinstitucionales que requieren nuestro aporte en materia de preservación digital a los que con gusto nos adherimos.

Entrevista realizada por: Equipo de Comunicación Institucional, CAICYT-CONICET, 2017.